Personal Efficiency and Managing Meetings Training Course

Memahami Diri Sendiri dan Orang Lain

• Memahami bahwa ketika kita meminta orang lain untuk menghadiri rapat, kita memaksakan daftar prioritas kita kepada mereka
• Apa yang membuat kita berperilaku seperti itu?
• Apakah kita menyadari bagaimana perilaku kita memengaruhi orang lain: apakah mereka selalu merespons sesuai dengan yang kita inginkan dan sesuai dengan yang seharusnya? Jika tidak, mengapa tidak…?

Proses Pengelolaan Rapat

• Mengapa pertemuan itu perlu? Apa saja alternatifnya? Apakah ada alternatif yang lebih baik?
• Proses untuk memanggil, mengelola, dan mempersiapkan rapat:
  • Membuat agenda yang bermakna yang mencakup tujuan rapat, subjek yang akan dibahas, dan waktu yang disarankan
  • Hanya mengundang orang yang tepat – dan bukan orang lain
  • Mengelola rapat: hanya mengizinkan kontribusi yang relevan (namun berhati-hati dalam membedakan antara yang relevan dan tidak relevan); mematuhi agenda; menjaga waktu
  • Membuat keluaran: tidak harus berupa notulen yang terperinci, tetapi paling tidak berupa poin-poin tindakan
  • Mengatur pertemuan lanjutan

Menghadiri Rapat

• Apakah saya perlu menghadiri semua rapat yang mengundang saya?
• Bagaimana saya memutuskan apakah akan menghadiri rapat (atau tidak)?
• Apa alasan saya menolak hadir?
• Apa lagi yang boleh saya lakukan selama rapat terkait peserta, pokok bahasan yang dibahas, dan waktu?

Masalah Efisiensi Pribadi dan Waktu Lainnya Management

• Menetapkan Tujuan – pribadi dan profesional – dan menaatinya
• Prioritas Pekerjaan
  • Bagaimana saya memutuskan apa yang perlu dilakukan?
  • Bagaimana saya memprioritaskan kegiatan ini?
• Waktu yang Ditetapkan Karyawan: apakah staf dan kolega saya bekerja untuk saya atau saya yang bekerja untuk mereka…?
• Bandit Waktu: apa lagi yang mencuri waktu saya dan apa yang dapat saya lakukan?
  • Surel
  • Panggilan telepon
  • Gangguan yang tidak direncanakan
  • Aktivitas pemindahan: penundaan…
  • Hal lainnya…
• Delegasi yang Efektif
• Assertiveness: mencari kompromi; belajar mengatakan “tidak” secara efektif